Behandling av persondata i Carucel Eiendom

2. Generelt om personopplysninger

En personopplysning er en opplysning eller en vurdering som kan knyttes til en enkeltperson eller en mindre gruppe av mennesker (den "registrerte"). Navn, telefonnummer, adresse og e-postadresse er eksempler på hva som kan anses for å være en personopplysning.

3. Carucels rolle som behandlingsansvarlig

Vår behandling av dine personopplysninger er nærmere beskrevet i punkt 4 nedenfor. Carucel er behandlingsansvarlig for denne behandlingen av dine personopplysninger.

Merk imidlertid at Carucel også forvalter andre selskapers og tredjeparters eiendommer. I disse tilfellene vil innehaveren av eiendommen være behandlingsansvarlig og Carucel være databehandler. Vi anbefaler at du tar kontakt med innehaveren av eiendommen dersom du har noen spørsmål om innehaverens behandling av dine personopplysninger eller Carucels behandling av dine personopplysninger på vegne av innehaveren.

4 Vår behandling av personopplysninger

4.1 Vår behandling av personopplysninger og formålet med behandlingen

Nedenfor følger informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, samt en beskrivelse av formålene med de enkelte behandlingsaktivitetene:

Utleie - næringseiendom. Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos leietakere/kunder for å leie ut næringseiendom, samt for å administrere leie-/kundeforholdet. Vi vil i denne forbindelse samle inn og behandle kontaktpersonens navn, fødselsnummer eller personnummer, telefonnummer, epostadresse, kopi av legitimasjon, kontonummer, opplysninger om betalingsevne, samt informasjon om arbeid/utdannelse. Vi vil i tillegg behandle opplysninger om selskapet som leier næringseiendommen, herunder selskapsnavn, organisasjonsnummer og opplysninger om selskapets betalingsevne. I forbindelse med vår administrering av leieforholdet vil vi samle inn og behandle statistikk og data om leieforholdet, prestasjonsopplysninger, informasjon om leieforholdets varighet og MVA-opplysninger.

Utleie – private leietakere. Vi vil samle inn personopplysninger om private leietakere for å inngå og administrere leieforholdet. Vi vil i denne forbindelse samle inn leietakerens navn, epostadresse, telefonnummer, kopi av legitimasjon, kontonummer, opplysninger om betalingsevne, utdannelse, arbeid og kontaktinformasjon for pårørende. Vi vil i tillegg behandle informasjon om leieforholdets varighet og leietakerens bruk av leiligheten, herunder om leietaker er røyker/ikke-røyker, antall personer som bor i leiligheten (eksempelvis leietakers sivilstatus) og disiplinærtiltak.

Kjøp og salg av eiendom. Dersom vi kjøper eller selger eiendom vil behandle personopplysninger om kjøper/selger, leietakere og tredjeparter (eksempelvis meglere) for å inngå avtale om kjøp/salg av eiendom. Dersom vi kjøper eiendom vil vi også behandle denne informasjonen for å oppfylle vår undersøkelsesplikt. Dersom vi selger eiendom vil vi også behandle denne informasjonen for å oppfylle vår opplysningsplikt. Vi vil i denne forbindelse behandle kontaktopplysningene til kjøper/selger, leietakere og andre tredjeparter. Vi vil i tillegg behandle opplysninger om leietakeres bostedsadresse og leievilkår.

Administrering av forretningsforbindelser. Vi behandler personopplysninger om våre leverandørers og forretningsforbindelsers kontaktpersoner for å administrere avtalene og samarbeidet vi har med disse partene. Vi behandler i denne forbindelse kontaktpersonenes navn, stillingstittel, kontaktinformasjon og arbeidsplass.

Avhengig av omstendighetene kan det være nødvendig for Carucel å også behandle andre kategorier av personopplysninger og/eller de ovennevnte personopplysningene for andre formål. For eksempel vil dette være tilfelle dersom du stiller spørsmål til oss på e-post, eller kontakter oss på andre måter. Du kan når som helst ta kontakt med oss for å finne ut av hvilke personopplysninger vi har lagret om deg (se kontaktinformasjon nederst i denne personvernerklæringen).

4.2 Kilder – hvor er personopplysningene samlet inn fra?

Vi samler inn personopplysningene beskrevet i punkt 4.1 fra følgende kilder:

Utleie - næringseiendom. Personopplysningene vi behandler i forbindelse med vår utleie av næringseiendom samler vi i hovedsak inn fra våre leietakere/kunder, samt deres kontaktpersoner. Vurderinger av selskapers betalingsevne henter vi fra kredittopplysningsforetak.

Utleie – private leietakere. Personopplysningene vi behandler i forbindelse med vår utleie av eiendom til private leietakere samler vi i hovedsak inn fra leietakeren. Vurderinger av leietakerens betalingsevne henter vi fra kredittopplysningsforetak.

Kjøp og salg av eiendom. Personopplysninger vi behandler når vi selger eiendom vil i hovedsak være hentet inn fra den registrerte. Når vi kjøper eiendom vil personopplysningene vi behandler være hentet inn fra selgeren av eiendommen.

Administrering av forretningsforbindelser. Personopplysninger vi behandler om våre leverandørers og forretningsforbindelsers kontaktpersoner samler vi i hovedsak inn fra disse kontaktpersonene.

5. Hva er behandlingsgrunnlaget for vår behandling av personopplysninger?

Vi benytter følgende behandlingsgrunnlag i forbindelse med vår behandling av personopplysninger:

Utleie - næringseiendom. Dersom leietaker av næringseiendom er en fysisk person eller et enkeltpersonforetak, vil vi behandle leietakers personopplysninger for å oppfylle og administrere leieavtalen vi har inngått med leietaker. Dersom leietaker er en juridisk person vil vi behandle de ovennevnte personopplysningene basert på vår berettigede interesse i å inngå og administrere leieavtalen.

Utleie – private leietakere. Vi behandler personopplysninger om våre private leietakere (samt andre som bor på eiendommen med leietaker) for å oppfylle og administrere leieavtalen vi har med leietaker, samt basert på vår berettiget interesse i å forvalte bruken av eiendommen.

Kjøp og salg av eiendom. Vi samler inn og behandler opplysninger om kjøper/selger av eiendom for å oppfylle avtalen vi inngår med kjøper/selger. Vi behandler personopplysninger om leietakere og andre forhold relatert til den aktuelle eiendommen for å oppfylle vår undersøkelsesplikt (dersom vi er kjøper av eiendommen) eller for å oppfylle vår opplysningsplikt (dersom vi er selger av eiendommen).

Administrering av forretningsforbindelser. Vi behandler personopplysninger om våre kontaktpersonene til våre leverandører og forretningsforbindelser basert på vår berettigede interesse i å administrere leverandør- og samarbeidsforholdet vi har med disse partene.

6. Utlevering av personopplysninger og bruk av databehandlere

Vi benytter Carucel Management AS ("Carucel Management") som eiendomsforvalter. Dette innebærer at Carucel Management vil bistå oss med utvikling, drift, utleie, samt kjøp og salg av bolig- og næringseiendom. Carucel Management bistår oss også med å kommunisere med leietakere og andre forretningsforbindelser. I forbindelse med denne forvaltningen vil Carucel Management behandle dine personopplysninger på vegne av oss, som vår databehandler.

Vi benytter oss i tillegg av andre tjenesteleverandører som yter IT-tjenester og andre administrative tjenester til oss. Disse tjenestetilbyderne vil også opptre som våre databehandlere.

Vi har inngått databehandleravtaler med Carucel Management og de ovennevnte tjenesteleverandørene som pålegger dem å sørge for at personopplysninger som de behandler på vegne av oss er lagret på en sikker måte, at de ikke kommer uvedkommende i hende og at de heller ikke brukes til andre formål.

I forbindelse med salg av eiendom vil vi inngå konfidensialitetsavtaler med personer og selskaper vi utleverer informasjon og personopplysninger til. Disse konfidensialitetsavtalene pålegger mottakeren av informasjonen taushetsplikt, og inneholder formålsbegrensninger vedrørende bruk av informasjonen.

Dersom noen av tjenesteleverandørene holder til i land utenfor EU/EØS, vil vi sørge for at personopplysningene dine er tilstrekkelig sikret, for eksempel ved å inngå Standard Contractual Clauses ("SCC") utarbeidet av EU-Kommisjonen.

Vi vil ikke utlevere dine personopplysninger til andre aktører enn de som er nevnt ovenfor med mindre vi er lovpålagt å utlevere denne informasjonen, eller dersom utlevering er nødvendig for å fastsette, forfølge eller forsvare rettskrav.

7. Hvor lenge vil vi oppbevare dine personopplysninger?

Vi vil slette eller anonymisere personopplysningene vi har samlet inn om deg når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble samlet inn for (og fortsatt lagring ikke vil være i samsvar med personopplysningsloven). Dersom vi oppbevarer personopplysninger for å oppfylle våre lovpålagte plikter (eksempelvis etter bokføringsloven), vil vi anonymisere eller slette personopplysningene når fortsatt oppbevaring ikke lenger er nødvendig for å oppfylle disse lovpålagte forpliktelsene.

8. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter i forbindelse med vår behandling av dine personopplysninger:

Innsyn: Du kan ta kontakt om du ønsker å vite mer om hvilke personopplysninger vi behandler om deg. Du kan også be om en kopi av personopplysningene vi behandler om deg. Merk at vi er underlagt taushetsplikt om prosesser vedrørende kjøp og salg av eiendom som vi er involvert i. Denne taushetsplikten kan i enkelte tilfeller begrense vår adgang til å gi deg innsyn hvilke personopplysninger vi behandler om deg.

Retting: Dersom personopplysningene vi behandler om deg er uriktige, kan du kreve at vi retter opp i disse.

Sletting: Du kan be oss om å slette dine personopplysninger, noe vi vil respektere og følge med mindre vi eksempelvis er pålagt å oppbevare dine personopplysninger, eller dersom de relevante personopplysningene er nødvendige for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

Begrensning av behandlingen: Du kan i samsvar med personvernlovgivningen også kreve at vår behandling av dine personopplysninger begrenses, dersom vilkårene for dette etter personvernlovgivningen er oppfylt. Dersom behandlingen begrenses, vil dine personopplysninger kun lagres. Dette gjelder imidlertid ikke dersom du til tross for begrensning har samtykket til en annen form for behandling, eller slik viderebehandling kan skje med et annet behandlingsgrunnlag (eksempelvis for å forfølge et rettskrav).

Protest mot behandlingen: Dersom personopplysninger behandles for markedsføringsformål, har du rett til å protestere mot behandlingen av personopplysningene dine. Dersom din henvendelse er basert på din særlige situasjon (eksempelvis et særlig behov for beskyttelse av din identitet), kan du videre i samsvar med personvernlovgivningen protestere mot behandlingsaktiviteter som vi foretar for å ivareta berettigede interesser som ikke overstyres av den registrertes interesser og grunnleggende rettigheter og friheter. Dette gjelder imidlertid ikke hvis det foreligger tungtveiende og berettigede grunner for behandlingen som går foran hensynet til dine interesser, eller dersom behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

Dataportabilitet: Dersom vi behandler personopplysninger om deg basert på samtykke eller for å gjennomføre en avtale, og personopplysningene behandles automatisk, kan du be oss om å utlevere personopplysningene til deg eller til en tredjepart i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinleselig format.

Vi gjør oppmerksom på at rettighetene ovenfor ikke er absolutte, og at det kan være unntak eller begrensninger i utøvelsen av rettighetene. Dersom du har spørsmål eller ønsker å gjøre en av dine rettigheter gjeldende, kan du ta kontakt med oss. Kontaktinformasjon finner du i punkt 12 nedenfor.

9. Hva gjør vi for å sørge for at dine personopplysninger er sikret?

Som behandlingsansvarlig for dine personopplysninger har vi det overordnede ansvaret for å sørge for at dine personopplysninger behandles og oppbevares på en sikker måte. Dette innebærer at vi må treffe tekniske og organisatoriske tiltak som er egnet til å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Av sikkerhetsmessige grunner er det begrenset hvor mye vi kan utdype om hvilke tekniske sikkerhetstiltak vi har gjennomført og etablert. Vi kan imidlertid si at alle våre ansatte er pålagt taushetsplikt om dine personopplysninger hvor dette er nødvendig, samt at vi har truffet tiltak for å sikre integriteten og tilgjengeligheten til dine personopplysninger.

10. Datatilsynet og gjeldende personopplysningslovgivning

For å føre tilsyn med virksomheters behandling av personopplysninger, er det opprettet et Datatilsyn. Dersom du er misfornøyd med vår behandling av dine personopplysninger, kan du kontakte oss eller sende en klage til Datatilsynet. Du kan også klage til datatilsyn i EU/EØS-land der du har ditt vanlige bosted, arbeidssted eller der den påståtte overtredelsen har funnet sted. Kontaktinformasjonen til Datatilsynet finner du på deres hjemmeside http://www.datatilsynet.no (http://www.datatilsynet.no). På hjemmesiden finner du også ytterligere informasjon om våre plikter og dine rettigheter etter gjeldende personopplysningslov.

Den til enhver tid gjeldende personvernlovgivningen er tilgjengelig på http://www.lovdata.no (http://www.lovdata.no).

11. Endringer

Vi kan fra tid til annen revidere denne personvernerklæringen som følge av at vår behandling av personopplysninger endrer seg eller som følge av ny personvernlovgivning. Når personvernerklæringen endres vil vi publisere en oppdatert versjon på vår hjemmeside.

12. Kontaktinformasjon

Dersom du ønsker mer informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler om deg eller ønsker å bruke en av rettighetene dine, kan du sende en henvendelse til:

Carucel Management AS Fridtjof Nansens Plass 4, 0160 Oslo post@carucel.no